Projectteam ‘een duidelijke visie’

Tijdens de afgelopen ledenvergadering werd duidelijk dat een aantal zaken binnen FFS beter kunnen. Als betrokken FFS-leden hebben we de koppen bij elkaar gestoken. Als projectteam stellen we ons graag aan jullie voor.

Vanuit onze (Rixt Minnema, Jan Groothoff, Klaas de Graaf, Ypke Bouwhuis en Watze Monsma) eerdere ervaringen als ex-bestuursleden zagen we een aantal verbeterpunten. Samen met het bestuur zijn vijf deelgebieden benoemd. Per deelgebied is binnen het team een verantwoordelijke benoemd. Vanaf 1 januari gaan we samen met het bestuur volop aan de slag om een aantal verbeteringen door te voeren binnen FFS.

Als team en bestuur kunnen we dit niet alleen. We hebben van meerdere leden hulp nodig om in korte periode de gewenste verbeteringen door te voeren. Dus als je gevraagd wordt en je draagt de club een warm hart toe, wordt het enorm gewaardeerd als je mee wilt ondersteunen.

Als projectteam richten wij ons niet op wat gebeurd is. Wij gaan aan de slag met de navolgende deelgebieden:

Ledenadministratie – Rixt Minnema

Een goede en up-to-date ledenadministratie is van groot belang om een voetbalclub, zoals FFS, goed draaiende te houden. De komende periode wordt de secretaris Erika van den Brink ondersteund door Rixt om de ledenadministratie weer op orde te brengen. Wanneer deze op orde is, kan er ook juist gefactureerd worden naar de leden. De penningmeester kan dat dan vanuit Sportlink gaan doen.

Daarnaast worden de taken van een secretaris op een rijtje gezet, zodat helder is wat er in die functie van de desbetreffende persoon wordt verwacht.

Sponsoring – Klaas de graaf

We kennen meerdere vormen van sponsoring binnen de club. Dan spreek je over reclameborden, teamsponsoring, balsponsoring, Club van 50 en donateurs. Aan de ene kant wordt er aan de administratieve en financiële kant de komende periode hard gewerkt om vanuit een heldere en transparante sponsoradministratie vast te leggen wie de club op wat voor manier sponsort. En er vervolgens voor te zorgen dat dit ook op de juiste manier gefactureerd wordt aan de sponsors.

Anderzijds is een sponsor niet iemand die alleen maar geld stort naar de club. Als club zijn we heel blij met sponsors en hun bijdrage helpt ons als club weer gezond te worden. Dus zal de juiste waardering naar de sponsors ook verder uitgewerkt worden.

Kantine – Ypke Bouwhuis

Als het gaat om het verbeteren van het rendement van de club dan kan de kantine hier een grote bijdrage aan leveren. Het komende half jaar worden een aantal verbeteringen doorgevoerd.

Ten eerste wordt een kantinecommissie samengesteld. De commissieleden regelen per toerbeurt per weekend zaken als de inkoop, de kantinebezetting, het sleutelbeheer en de financiële afhandeling.

Daarnaast komt er voor de vrijwilligers achter de bar een helder protocol. Hiermee weet iedere vrijwilliger direct wat er van haar of hem verwacht wordt. Ook worden er heldere afspraken gemaakt hoe er met het beheer van de kluis wordt omgegaan.

Bij dit alles wordt gekeken hoe digitale mogelijkheden ons verder kunnen ondersteunen.

Boekhouding – Jan Groothoff

Tijdens de zoektocht naar een nieuwe penningmeester heeft Roland Andringa het afgelopen half jaar veel energie gestoken in het onderhouden van de financiële administratie. Jan helpt Roland zaken goed over te dragen naar de nieuwe penningmeester en te onderzoeken hoe zaken boekhoudkundig goed ingericht kunnen worden.

Alle lijntjes vanuit de ledenadministratie, sponsoring en kantine komen samen in de boekhouding. Er wordt voor gezorgd dat er een heldere en overzichtelijke administratie komt, die iedere maand ‘bij’ is. Hier hoort debiteurenbewaking nadrukkelijk bij. Mogelijke achterstanden worden niet geaccepteerd.

Daarnaast wordt er kritisch naar de uitgaven gekeken. Wat loopt er allemaal aan verplichtingen. Welke zijn hiervan logisch en welke zijn overbodig? Daarnaast, denk bijvoorbeeld aan energie, waar kan bespaard worden op de kosten?

De einddoelstelling is een heldere beschrijving van hoe FFS administratief zaken regelt. Dit op basis van een heldere en overzichtelijke administratie. Waarbij, op een acceptabele manier, opbrengsten gemaximaliseerd en uitgaven geminimaliseerd zijn.

Communicatie – Watze Monsma

Juist in spannende periodes is het van belang dat iedereen achter de club gaat staan. Om dit te laten slagen is de eerste stap dat je geïnformeerd wordt. Het komende half jaar mogen jullie minimaal iedere maand een nieuwsbrief verwachten. In deze brief worden jullie vanuit het bestuur en vanuit het projectteam geïnformeerd over de verbeterstappen die zijn doorgevoerd.

Er is voor gekozen dit te doen via deze digitale manier. Waarbij ieder lid van FFS maandelijks een mail ontvangt met daarin de onderwerpen van de nieuwsbrief. Deze onderwerpen worden verder uitgewerkt op onze website www.ffs-vegelinsoord.nl.

We zijn ons ervan bewust dat we momenteel wellicht niet alle mailadressen geregistreerd hebben. Dus als je een medelid hoort zeggen: ‘ik heb de nieuwsbrief niet ontvangen’, laat deze persoon zich even melden via nieuwsbrief@ffs-vegelinsoord.nl. Zodat iedereen binnen de club op de hoogte blijft.

Daarnaast is, door het sluiten van ons veld, de club een beetje uit elkaar gevallen. De bedoeling is om in het voorjaar weer een gezellige FFS-clubavond te organiseren. Dit wordt een avond waarbij ‘clubgevoel’ en ‘samen’ de belangrijke woorden zijn. Hierover horen jullie binnenkort meer. Leden met goede ideeën en/of zin om te helpen organiseren kunnen zich melden bij Watze.